Đối với những người làm sự kiện, phải làm thật khá nhiều, phải trải nghiệm để có thể xử lý được các rủi ro có thể xảy ra. Một trong các tình huống mà không hề ít người tổ chức cảm thấy “khó xử” đó là tình trạng tới giờ khai mạc rồi nhưng hội trường vẫn còn khá vắng. Đặc biệt là trong các sự kiện hội nghị mà có các đại biểu chủ yếu tham dự và họ đã tới đông đủ trước giờ khai mạc trong chương trình.

http://amthanhanhsangtphcm.com/cho-t...nh-sang-tphcm/

Để xử lý vấn đề này, vô cùng nhiều người có các cách khác nhau với những hiệu quả khác nhau. Tuy nhiên, tất cả mọi người đều đồng ý rằng, khách mời là yếu tố quan trọng trong event, sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của event. Do đó, bạn nên phải phòng tránh hình huống này xảy ra từ khi lên kế hoạch cho event. Nếu để trường hợp như nói trên diễn ra, bạn phải đồng ý với tôi rằng khả năng quản lý của bạn chưa tốt nhất.

Nếu sự kiện của bạn là chương trình cộng đồng, khách mời đến từ vô cùng nhiều nguồn và thậm chí là bạn khó có thể kiểm soát thì có lẽ giải pháp tình thế lúc đó là mở cửa tự do cho tất cả khán giả. Đồng thời, bạn phải nhanh chóng huy động nhân sự khám phá phương pháp thu hẹp bớt không gian tổ chức để tạo cảm giác khách mời đông hơn hay thu dọn bớt ghế trống để mọi người nhìn vào không cảm thấy quá thưa thớt.

Nếu là một event như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít, hoặc trễ so với dự kiến thì bạn cần yêu cầu tất cả nhân viên gọi điện cho khách mời để nhắc họ về event sẽ diễn ra, hoặc là sẽ diễn ra tại địa điểm nào.

cho thuê bàn ghế hội nghị

Bạn hãy tận dụng thời gian trước khi diễn ra để nên mở những loại nhạc sôi động, hào hứng để tạo không khí cho chương trình của mình. Với những khách mời đã tới sớm thì bạn có thể mời họ lên hàng ghế đầu để ngồi, điều này giúp cho khán phòng nhìn có vẻ đông hơn một chút. Bạn cũng có thể huy động thêm đa số nhân sự phục vụ event trước và sau khi sự kiện kết thúc để ngồi vào ghế khách mời. Lưu ý là bạn không cần huy động các nhân sự đang làm nhiệm vụ trong event, điều đó chỉ làm mọi chuyện thêm rối hơn mà thôi.

MC đóng vai trò chủ yếu trong event, đặc biệt trong trường hợp này. Nhất là trong phần đặt câu hỏi hay là thảo luận, giao lưu với diễn giả thì MC phải khuấy động được không khí, tạo động lực cho khách mời hào hứng tham gia vào chủ đề của hội nghị.